Düğün salonunda çifte rezervasyonu önlemenin 7 yolu

Cumartesi akşamı için iki ayrı aileye "tarih uygun" denmesi, bir düğün salonunun yaşayabileceği en tatsız durumlardan biri. Kapora alınmışsa iş daha da zorlaşır: bir aileye özür dilemek, parayı iade etmek ve çoğu zaman o aileyi tamamen kaybetmek gerekir. Üstelik bu ailenin çevresine anlatacakları, kaybedilen tek bir organizasyondan çok daha pahalıya mal olur.

Çifte rezervasyon genellikle kötü niyetten değil, bilginin birden fazla yerde tutulmasından kaynaklanır. Aşağıdaki maddeler, bu riski sıfıra yaklaştırmak için salonlarda en çok işe yarayan alışkanlıklar.

1. Takvimin tek bir "asıl" kaynağı olsun

Duvardaki ajanda, satış sorumlusunun defteri ve patronun telefonundaki not aynı anda kullanılıyorsa, er ya da geç biri güncellenmeden kalır. Hangisi olursa olsun, rezervasyonun yalnızca tek bir yerde "gerçek" sayılması gerekir. Diğer her şey o kaynaktan bakılarak yazılmalı, asla tersi değil.

2. Tarih vermeden önce değil, verirken kontrol edin

Telefonda müşteriye "bir bakayım, şimdilik uygun görünüyor" demek ile tarihi gerçekten tutmak arasında genellikle birkaç saat, bazen birkaç gün geçer. Bu arada başka bir çalışan aynı tarihi başka birine verebilir. Tarih konuşulduğu anda en azından bir ön kayıt girilmesi, bu boşluğu kapatır.

3. Gündüz ve gece seanslarını ayrı düşünün

Pek çok salon aynı gün iki organizasyon yapar: öğlen bir nişan, akşam bir düğün. "Cumartesi dolu mu?" sorusu bu yüzden yanıltıcıdır. Asıl soru "cumartesi akşam seansı dolu mu?" olmalı. Kayıtlarda seansı (ya da başlangıç ve bitiş saatini) belirtmeyen bir sistem, tam gün boş görünen ama aslında yarısı dolu günler yaratır.

4. Opsiyona son kullanma tarihi koyun

"Ailesiyle konuşup dönecek" denilen müşteri için tarihi süresiz tutmak, hem o tarihi satılamaz hale getirir hem de karışıklığa yol açar. Opsiyon verirken net bir bitiş tarihi belirleyin ve müşteriye de söyleyin: "Bu tarihi perşembe akşamına kadar sizin için tutuyorum." Süre dolduğunda ya kesinleşir ya da tarih tekrar satışa açılır.

5. Kesin rezervasyonu kaporaya bağlayın

Sözlü onay, kesin rezervasyon değildir. Kapora alınmadan "kesin" kaydı açılmaması, kimin gerçekten bağlandığını netleştirir. Kaporası alınmamış kayıtlar opsiyon ya da ön rezervasyon olarak kalmalı ve takvimde farklı görünmelidir.

6. Değişiklikleri kayıt altına alın

Tarih değişikliği, salon değişikliği ya da saat kayması gibi düzenlemeler çakışmaların en sık görülen kaynağıdır. Bir organizasyonun tarihini değiştiren kişi, yeni tarihin boş olduğundan emin olmalı. Değişikliğin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının bilinmesi de olası bir hatayı hızlıca çözmeyi sağlar.

7. Ekibe aynı ekranı gösterin

Satış, operasyon ve muhasebe aynı takvime bakmıyorsa, her biri kendi doğrusunu yaşar. Ortak bir takvim, herkesin aynı anda aynı bilgiyi görmesini sağlar. Böylece hafta sonu nöbetindeki çalışan da, ofisteki satış sorumlusu da aynı cevabı verir.

Kısacası

Çifte rezervasyon, bilgi dağınık olduğu sürece tekrar eder. Takvimi tek yerde toplamak, seansları ayırmak ve opsiyonlara süre koymak, çoğu salonda sorunu kökünden çözer. Bunu bir yazılımla yapıyorsanız, aynı salona aynı saatte ikinci kaydın girilmesini sistemin kendisinin engellemesine dikkat edin; insan dikkatine bırakılan her kontrol, en yoğun haftada atlanır.